Gây ấn tượng với tác phong chuyên nghiệp của nhân viên khách sạn

Bất kỳ công việc nào trong ngành khách sạn cũng cần có quy trình bài bản, trao chìa khóa cho khách là một trong những công việc cơ bản nhất của nghiệp vụ lễ tân khách sạn. Tưởng chừng như cực kì đơn giản nhưng thực tế, công việc này đòi hỏi phải thực hiện theo đúng quy trình. Chúng ta cũng xem qua quy trình chuẩn trong việc trao chìa khóa cho khách nhé.

Kết cấu của bộ chìa khóa buồng khách?

Một bộ chìa khóa buồng khách sạn chuẩn sẽ bao gồm:

• Túi đựng chìa khóa
• Phiếu ăn sáng
• Thẻ khóa từ.

Hiện nay, hầu hết các khách sạn vừa và lớn đều sử dụng khóa từ kết hợp cần sử dụng các phần mềm ghi thẻ và phần mềm quản lý khách sạn cho buồng phòng, vừa đảm bảo an toàn, vừa tiện lợi cho việc quản lý, kiểm tra và sử dụng.

Những thông tin gì được cung cấp trên bộ chìa khóa buồng khách sạn?

Một nhân viên lễ tân khách sạn phải nắm và hiểu rõ toàn bộ thông tin cung cấp trên bộ chìa khóa buồng khách sạn để trình bày, hướng dẫn cụ thể lúc khách check-in.

Thông tin trên túi đựng chìa khóa

• Tên khách sạn
• Phía trong là câu chào mừng (đoạn tiếng anh theo chuẩn khách sạn)
• Tên khách
• Số buồng khách
• Ngày check-in, ngày check-out
• Giá phòng (nếu là khách đi lẻ)
• Phía bên kia của mặt trong là thông tin khách sạn, các dịch vụ trong khách sạn, số điện thoại và giờ mở cửa của từng loại dịch vụ.
• Phía mặt sau là số điện thoại, địa chỉ liên lạc của khách sạn và hệ thống chuỗi khách sạn (nếu có).

Thông tin trên phiếu ăn sáng

• Tên khách
• Số buồng khách
• Số lượng người sử dụng phiếu ăn sáng
• Tên người cấp phiếu ăn sáng
• Tên nhà hàng
• Ngày sử dụng dịch vụ
• Giờ phục vụ ăn sáng
• Thông tin về giá trị sử dụng của phiếu ăn sáng

Chức năng thẻ chìa khóa từ

• Dùng mở cửa buồng khách
• Kích hoạt hệ thống điện trong buồng khách

Quy trình trao chìa khóa lúc khách check-in

Quy trình trao chìa khóa lúc khách check-in bao gồm 7 bước cơ bản sau:

Bước 1: Giới thiệu bộ chìa khóa buồng khách sạn

Bước 2: Chỉ vào số buồng trên túi đựng chìa khóa và thông báo buồng cho khách

Bước 3: Giới thiệu phiếu ăn sáng và giá trị sử dụng của phiếu ăn sáng

Bước 4: Giới thiệu thời gian phục vụ ăn sáng, tên và vị trí nhà hàng

Bước 5: Giới thiệu thẻ khóa từ, lưu ý khách cách dùng thẻ khóa từ để kích hoạt hệ thống điện

Bước 6: Trao chìa khóa cho khách

Bước 7: Tham khảo ý kiến của khách để phục vụ thêm hoặc giải đáp thắc mắc khi cần

Một số lưu ý khi trao chìa khóa cho khách

• Nhân viên phải nắm được cách mở buồng bằng thẻ khóa từ thì mới trình bày chính xác cho khách
• Không đọc to mà chỉ chỉ vào số buồng của khách. Ví dụ: “Dạ, đây là số buồng của quý khách ạ!”vừa nói vừa chỉ tay vào vị trí ghi số buồng đó.
• Phải nhắc tên khách trong nội dung giao tiếp, lúc check-in. Hành động này vừa thể sự sự chuyên nghiệp, quan tâm đến khách, vừa nhằm mục đích kiểm tra thông tin khách.
• Sắp xếp bộ chìa khóa đúng thứ tự: lần lượt đặt phiếu ăn sáng và thẻ khóa từ vào trong túi đựng chìa khóa.
• Nhắc nhở khách về việc theo dõi và nắm thông tin khách sạn như địa chỉ, số điện thoại liên lạc, phòng trường hợp khách đi lạc có thể tự hỏi đường, đưa địa chỉ cho tài xế hoặc gọi về khách sạn xin trợ giúp.
• Phiếu ăn sáng chỉ có giá trị trong ngày và trong trường hợp phục vụ buffet sáng
• Tên người cấp phiếu là người chịu trách nhiệm cho những thông tin được ghi trên đó.

Tải ngay phần mềm quản lý khách sạn miễn phí OHOTEL nâng cấp tính chuyên nghiệp cho khách sạn của bạn. Quản lý khách sạn trong tầm tay