Kinh nghiệm check - out thần tốc cho lễ tân khách sạn

Vào khung giờ check-out 12h trưa, số lượng khách tập trung làm thủ tục trả phòng tại khu vực quầy lễ tân rất đông nên dẫn đến tình trạng khách hàng phải chờ đợi và công việc của lễ tân thường quá tải. Do đó, khách sạn đã cho ra đời dịch vụ express check-out để giảm tải công việc của lễ tân vào giờ cao điểm và phục vụ tốt khách hàng hơn. Nhóm đối tượng khách hàng thường sử dụng express check-out bao gồm:

• Khách muốn tiết kiệm thời gian, không muốn chờ đợi ở quầy lễ tân để làm thủ tục trả phòng
• Khách cần di chuyển nhanh vào khung giờ cao điểm để không bị trễ chuyến bay, cuộc hẹn quan trọng…
• Khách là doanh nhân, khách VIP…

Express check-out chủ yếu áp dụng cho đối tượng khách lẻ và thanh toán bằng thẻ tín dụng. Thông thường, khi làm thủ tục check-in cho khách trên phần mềm quản lý khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ hỏi khách có muốn sử dụng dịch vụ express check-out hay không để du khách lựa chọn.

Quy trình express check-out cho khách lưu trú

• Trước một ngày làm thủ tục trả phòng hoặc buổi sáng của ngày trả phòng, lễ tân chuyển bản photo tổng hợp tạm tính các chi phí dịch vụ để khách kiểm tra trước
• Khách sẽ điền thông tin và ký ủy quyền vào biểu mẫu express check-out của khách sạn
• Khách lưu trú đưa lại phiếu đó cho lễ tân để nhận lại chứng minh thư hoặc hộ chiếu và rời khách sạn mà không cần phải làm các thủ tục check-out trực tiếp khác
• Tiến hành tính tổng hóa đơn dịch vụ của khách và ghi vào phiếu cà thẻ tín dụng
• Gửi cho ngân hàng phiếu cà thẻ tín dụng + phiếu đăng ký khách sạn + phiếu express check-out có chữ ký của khách để được chấp nhận thanh toán
• Sau khi đã được ngân hàng chấp nhận thanh toán, lễ tân gửi thư hoặc gửi qua email bản sao hóa đơn, chứng từ thanh toán dịch vụ và biểu mẫu ủy quyền check-out cho khách
• Bản sao hóa đơn, chứng từ thanh toán, mẫu ủy quyền của khách cần phải được lưu giữ lại để sử dụng trong trường hợp có tranh chấp xảy ra

Tải về phần mềm quản lý khách sạn ohotel tại download phần mềm quản lý khách sạn