2 Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn

Nhân viên lễ tân khách sạn hàng ngày phải thực hiện nhiều thủ tục check in, check-out cho khách lẻ khách đoàn? Không đơn giản như khách lẻ, khách đoàn có những đặc trưng riêng khiến cho lễ tân khó khăn hơn trong việc kiểm soát dịch vụ và check -in. Vậy bạn có biết những điều gì cần lưu ý khi làm thủ tục check -in cho khách đoàn ?

Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn

1. Tuân thủ quy trình check-in cho khách đoàn

Muốn tránh khỏi những sai sót không đáng có khi thực hiện thủ tục check-in cho khách, trước tiên, nhân viên lễ tân phải nắm rõ và thành thạo quy trình check-in tương ứng, đặc biệt là thủ tục check-in khách đoàn, bởi đây là đối tượng khách hàng tiềm năng góp phần mang lại doanh thu rất lớn cho khách sạn với số lượng khách lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người. Ngày nay với công nghệ phát triển, lễ tân khách sạn có thể kiểm soát các hoạt động dịch vụ tốt nhất chỉ với vài click đơn giản trên phần mềm quản lý khách sạn.

2. Thực hiện mọi công việc check-in cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên

Tất cả mọi thông tin trao đổi liên quan đến đoàn khách như mượn giấy tờ tùy thân, trao chìa khóa, giới thiệu các dịch vụ, chính sách ưu đãi của khách sạn hay các yêu cầu đặc biệt của đoàn (thời gian check-out, báo thức,…) đều nên thực hiện cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên hoặc người đại diện của đoàn đó, tránh trường hợp đoàn đông gây náo loạn tại quầy lễ tân hoặc khu vực tiền sảnh gây ảnh hưởng đến những khách hàng khác cũng như chất lượng dịch vụ của khách sạn.

- Một số lưu ý khác

• Danh sách khách đoàn và số phòng chi tiết sẽ được in trước khi khách đến khách sạn. Khi đoàn đến, lễ tân sẽ check lại danh sách khách trong phần mềm quản lý hotel và đưa danh sách cho trưởng đoàn để kiểm tra lại xem có đúng loại phòng cho khách và những khách đăng ký ở cùng một phòng hay không; thực hiện thay đổi và cập nhật lại trên phần mềm hệ thống nếu có.
• Lễ tân cần lưu ý phân phòng gần nhau, tốt nhất là cùng một tầng/ dãy/ khu cho từng đoàn khách, tránh trường hợp khách phàn nàn vì các phòng cách xa nhau gây khó khăn cho việc di chuyển và tập hợp đoàn
• Khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn, nhân viên lễ tân phải mời khách nghỉ tại khu vực chờ check-in đã được bố trí sẵn trước đó, tránh để khách tập trung quá lâu tại sảnh hay quầy lễ tân gây tắt lối đi.
• Passport của đoàn khách sẽ được nhận và trả lại thông qua trưởng đoàn, không nên thực hiện riêng lẻ từng khách để tránh nhầm lẫn.
• Ngoài ra, tùy theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay Trưởng bộ phận Lễ tân sẽ thực hiện chào đón khách tại cổng ra vào, có bao gồm cả hoa và băng rôn chào mừng.
• …

Trên đây là chia sẻ của về các lưu ý quan trọng khi làm thủ tục check -in cho khách đoàn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và góp phần giúp lễ tân khách sạn thực hiện quy trình check-in nhanh chóng, đầy đủ và tự tin, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc và thành thạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn.