Quản lý online khách sạn thông qua phần mềm

Ngày nay việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ngày càng trở lên rộng rãi. Nó đã trở thành kinh nghiệm quý báu cho thành công của các nhà quản lý. Dù doanh nghiệp bạn có quy mô nhỏ hay lớn thì việc sử dụng phần mềm đều là cần thiết.
CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ONLINE CHUYÊN NGHIỆP

1. Quản lý kinh doanh

Kiểm soát tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của khách sạn trong một khoản thời gian cụ thể.

2. Quản lý nhân sự

• Giúp kiểm soát thông tin, số lượng nhân viên tại khách san. Phân quyền kiểm soát cho từng chức vụ thông qua các tài khoản. 
• Phần mềm quản lý khách sạn mini tốt nhất cho phép tạo thông báo, nhắc nhở tới nhân viên theo từng nghiệp vụ cụ thể trên phần mềm, tự động Gửi email, SMS nhắc nhở công việc cho từng bộ phận, từng nhân viên.
• Tự động lưu trữ thông tin về nhân viên và chấm công của nhân viên cụ thể và rõ ràng.

3. Quản lý tiền sảnh

• Quản lý check in

Quản lý check-in giúp cung cấp các tiện ích giúp nhân viên đặt phòng có thể kiểm tra thông tin đặt phòng, tự động gán phòng cho khách đoàn, khách lẻ. Quản lý hành lý, giấy tờ, tiền đặt trước của khách hàng một cách cẩn thận và rõ ràng.

• Quản lý check out

Phần mềm quản lý nhà nghỉ cho phép check-out từng khách nếu khách sử dụng chung phòng, từ đó phân chia các khoản thanh toán giữa các khách trong cùng một phòng, phân biệt các khoản thanh toán theo đoàn và các khoản thanh toán liên quan đến khách trong đoàn giảm thiểu thời gian tính toán cho nhân viên, và hạn chế sai sót tối đa.

4. Quản lý buồng phòng

• Cập nhật trang thái phòng (phòng đang sử dụng, phòng trống, phòng đang sửa, phòng không sử dụng…) Quản lý các dịch vụ khác phát sinh trong quá trình lưu trú tại nhà nghỉ như giặt ủi, đưa rước,… tất cả tự động liên kết đến chức năng thanh toán, theo dõi các dịch vụ khách sử dụng trong khi đang ở tại khách sạn.

5. Quản lý kho hàng

• Tích hợp phần mềm quản lý kho và tất cả các điểm bán hàng (Minibar, nhà hàng, quầy bar).
• Quản lý số lượng hàng hóa  lưu động đang có trong kho.
• Theo dõi quá trình nhập xuất theo mặt hàng.
• Báo cáo những hàng hóa tồn kho tại các điểm kho hàng.
• Kiểm kho & chốt sổ kho.

6. Quản lý thực phẩm & đồ uống

• Tích hợp phần mềm nhà hàng, tiệc hội nghị
• Lập lịch dự trù nhập nguyên vật liệu theo hợp đồng đặt tiệc, hội nghị
• Báo cáo nguyên vật liệu

7. Quản trị hệ thống

• Phần mềm cho phép thiết đặt tất cả các thông tin, dữ liệu về khách sạn như: sơ đồ phòng, giá đặt phòng, thuế, dịch vụ cá nhân, các điểm dịch vụ cộng đồng…
• Khả năng phân quyền bảo mật chi tiết cho từng tài khoản, phân quyền cụ thể các thao tác đến từng chức năng: xem, sửa, xóa, thêm mới, in, duyệt,…
• Theo dõi quá trình sử dụng chương trình của người dung, Backup & phục hồi dữ liệu.

8. Tích hợp hệ thống ghi thẻ cửa

• Tụ động lưu trử thông tin khách hàng trên thẻ phòng khi check in, xóa thẻ khi khách check out, nếu khách gia hạn thêm ngày ở hoặc khách chuyển phòng lại tự động cập nhật thông tin khách hàng.

9. Quản lý tổng đài

• Tổng hợp thống kê cuộc gọi, thực hiện chuyển phí điện thoại vào hóa hơn của khách hàng. Tự động thiết lập mở chiều gọi khi khách check in, khóa chiều gọi khi khách check out.

10. Hệ thống tin nhắn, email

• Người quản lý khách sạn có thể nhận báo cáo doanh thu tổng hợp qua email, tin nhắn SMS.

11. Khả năng chạy Online qua mạng

• Phần mềm quản lý khách sạn mini online cho phép Người quản lý kinh doanh quản lý từ xa, kết nối dữ liệu đến máy chủ trung tâm, thao tác nhập số liệu, xem sổ sách báo cáo, theo dõi các thông tin, quản trị thông qua kết nối internet.