Những lưu ý của nhân viên nhận đặt phòng trong khách sạn

Nhân viên nhận đặt buồng phòng trong khách sạn không chỉ đơn thuần là người nhận các yêu cầu về đặt phòng từ phía khách hàng mà họ phải thực sự hành xử là một nhân viên người bán hàng trong một cửa hàng.

Nhân viên đặt buồng cũng cần được đào tạo các phương pháp, các bí quyết để thuyết phục khách hàng bằng cách giới thiệu về các tính năng, chất lượng, dịch vụ ưu đãi các loại buồng, phòng của khách sạn để khách hiểu rõ các loại và lựa chọn phòng phù hợp với mong muốn và giá cả phù hợp với từng loại khách. Họ được quản lý qua phan mem quan ly khach san mà nhà quản lý khách sạn sử dụng.

Khi có khách hàng đặt buồng qua điện thoại, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách đối với nhân viên đặt buồng là điều rất quan trọng.

Nhân viên đặt buồng cần chú ý một số điểm sau khi nhận được yêu cầu đặt buồng:

- Nhân viên đặt buồng phải luôn nhẹ nhàng, thân thiện, lịch sự, nhã nhặn khi trả lời điện thoại. muốn làm được điều này, nhân viên nên mỉm cười trước khi nhấc máy trả lời.  Nhân viên đặt buồng phải luôn tỏ ra lịch sự, tôn trọng khách và nhớ sử dụng đúng tên của khách.

- Trong giao dịch, nhân viên phải nắm rõ số lượng khách sẽ tới lưu trú, thời gian khách dự định tới, phương tiện (ký hiệu chuyến bay, chuyến tàu của khách..). Cần chú ý rằng trong nhiều trường hợp người trực tiếp đặt buồng không phải là người khách thuê buồng.

– Miêu tả chi tiết về các cơ sở vật chất, khung cảnh, chất lượng của buồng phòng khách sạn để khách có thể lựa chọn.

- Ghi rõ các dịch vụ khách sạn cung cấp cho khách theo thỏa thuận.

- Cần phải thông báo và thống nhất giá buồng phòng với khách.

- Lưu tên số điện thoại của người cần liên hệ đặt phòng.

- Thời gian đặt cọc, số tiền đặt cọc và phương thức thanh toán.

- Kiểm tra các thông tin đặt buồng trước đây của đoàn khách ở khách sạn gồm: số buồng báo hủy, số buồng phòng báo đặt nhưng không tới và những thay đổi.

- Nhớ nhắc lại tất cả các thông tin cho khách để đảm bảo sự chính xác, tránh nhầm lẫn.

- Lưu ý khi nhân viên đặt buồng kết thúc cuộc nói chuyện nên sử dụng tên khách thể hiện sự quan tâm của mình với khách và cám ơn về việc lựa chọn khách sạn để đặt buồng.

Cùng trải nghiệm những tiện ích của phần mềm quản lý khách sạn Ohotel tại đây download phan mem quan ly khach san