Chuẩn hóa quy trình đặt phòng

Sau đây là quy trình đặt phòng trong khách sạn

1. Tiếp nhận thông báo yêu cầu đặt phòng

Khi nhận yêu cầu đặt phòng của khách hàng trực tiếp hay gián tiếp) nhân viên lễ tân cần phải ghi nhận đầy đủ những thông tin của khách như sau:

-Tên khách hoặc tên đoàn khách, tên người đại diện đăng ký.

-Địa chỉ, sdt liên hệ hoặc mail của người đặt phòng.

-Số khách, số phòng , loại phòng đặt khách yêu cầu .

-Ngày giờ đến, dự tính đi khi nào và số đêm lưu trú

-Giá phòng ứng với nhu cầu của khách và hình thức thanh toán.

-Loại đặt phòng (có bảo đảm hay không đảm bảo).

-Các yêu cầu đặc biệt của khách ( nếu có).

2. Xác định khả năng đáp ứng nhu cầu của khách mà khách sạn có thể cung cấp

Trong lúc tiếp nhận yêu cầu đặt phòng trước của khách, nhân viên lễ tân phải kiểm tra xem số lượng phòng và loại phòng khách yêu cầu còn trống hay không. 

3. Thoả thuận và thuyết phục việc đặt phòng với khách.

Nếu khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách, thì lễ tân thông báo lại cho khách, thoả thuận về giá buồng, các dịch vụ kèm theo và các yêu cầu đặc biệt khác.

Nếu khách sạn không có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách.

Lễ tân nên khéo léo gợi ý cho khách những  phương án thay đổi. Trong trường hợp khách không đồng ý thì nhân viên cần lịch sự xin lỗi khách và thông báo với khách đưa tên khách vào “ danh sách khách chờ” và xin thông tin liên lạc với khách. Nếu khách không chấp nhận, bạn có thể giới thiệu khách sang khách sạn khác tương đương và hẹn một dịp khác nếu có thể.

Nhân viên nên từ chối nhận đặt phòng đối với những khách có tên trong sổ đen của khách sạn ( trước đây đã vi phạm nội quy của khách sạn, không có khả năng thanh toán hoặc hành nghề mại dâm..)

4. Lưu trữ các thông tin đặt phòng

Sau khi đã thoả thuận với khách xong, lễ tân tiến hành nhập các thông tin đặt phòng theo quy định của khách sạn. 

5. Khách sạn thông báo việc đặt phòng

Sau khi nhập các thông tin đặt phòng, khách sạn xác nhận lại thông tin với khách hàng xem các thông tin có chính xác không

6. Lưu thông tin đặt phòng

Mọi thông tin về đặt phòng của khách phải được cập nhật theo thứ tự ngày đến và danh sách khách được xếp theo bảng chữ cái.

7.Tổng hợp tình hình đặt phòng và chuyển cho bộ phận đón tiếp.

Hàng ngày nhân viên đặt buồng chuẩn bị danh sách khách dự định đến và đi trong ngày nhằm mục đích giúp cho khách sạn nắm được số lượng khách và nhân viên lễ tân chuẩn bị hồ sơ đăng ký hay thanh toán cho khách.

Bạn có thể dùng thử phần mềm quản lý khách sạn Ohotel của công TNHH thương mại và công nghệ Oxu Việt Nam tại đây download phan mem quan ly khach san